【サンプルあり】OKをもらえるインタビュー依頼書の作成方法とポイント

【サンプルあり】OKをもらえるインタビュー依頼書の作成方法とポイント

インタビューでは、最初に送る依頼書の内容によって、相手が承諾してくれる確率が変わります。そこで本記事では、相手を不快な気持ちにしないための「インタビュー依頼書」の作成方法を紹介します。ぜひ、スムーズに進めるためにもぜひ参考にしてください。

なお、ナイルではインタビューを含めて記事制作の代行サービスを行っておりますので、ご興味のある方は、まずは以下から無料のサービス資料をチェックしてください。

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インタビュー依頼書とメールの文面のサンプル

まずは、完成品をイメージしやすいよう「インタビュー依頼書」と「相手に送信するメールの文面」のサンプルを紹介します。では、それぞれ見ていきましょう。

インタビュー依頼書の文面の例 

株式会社 〇〇御中

〇〇年〇月〇日

〇〇株式会社

インタビューへのご協力のお願い

 

 日頃より、(弊社の商品・サービス)をご利用いただき、誠にありがとうございます。

 この度、弊社のオウンドメディア「〇〇」に掲載する記事を制作するため、貴社へインタビューのご協力をお願いしたく、ご連絡いたしました。

 

 (取材したい理由)のため、ぜひとも貴社のお話をお伺いしたいと考えております。

 下記にインタビューの要項をお示しいたしますので、ご確認の上、協力のご検討をいただければ幸いです。

 

 ご多用中の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

 

  1. 弊社について
  2. オウンドメディア「〇〇」について
  3. 取材したい内容
  4. 取材の候補日
  5. 取材の所要時間
  6. 取材の場所
  7. 写真撮影
  8. 取材の流れ
  9. 謝礼
  10. 連絡窓口

なお、この依頼書の「記」以降に記載した10項目の詳細については、こちらで紹介していますので参考にしてください。

メールの文面の例

件名:【お願い】インタビューへのご協力について

 

株式会社◯◯

ご担当者 様

 

突然のメールで失礼いたします。

◯◯株式会社の◯◯と申します。

 

私は、(特定のテーマ)に関する情報を提供するオウンドメディア「◯◯」(URLアドレス)の制作・運営をしている者です。

この度、(メディア名)に掲載する記事を制作するため、貴社へインタビューへのご協力をお願いしたく、連絡いたしました。

 

(取材したい理由)のため、ぜひとも貴社のお話をお伺いしたいと考えております。

 

詳細につきましては、依頼書を添付いたしますので、ご確認いただければ幸いです。

もし、ご協力いただけるようでしたら、取材日程の調整に入らせていただきたいと存じます。

 

突然のご連絡で大変恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

なお、インタビュー記事の書き方の全体像については、下記の記事で詳しくお伝えしていますので、併せて参考にしてください。

【例文】インタビュー依頼書に記載する6つの項目

インタビュー依頼書に記載する6つの項目

ここからは、「インタビュー依頼書」に記載すべき項目を、1つずつ見ていきます。マーケティング支援を行うナイル株式会社のマーケター(金子)が、IT企業のマーケティング担当者へインタビューすることを想定した依頼書を例に解説します。

項目1 自社やメディアの紹介

インタビュー依頼書ではまず、こちらが何者なのかを伝えます。具体的に記載すべき内容は、下記のとおりです。

  • 自分の名前
  • 自社の企業名
  • 事業の内容
  • 所属部署
  • 社内での立場
  • 掲載予定のメディア

以下のように、相手がイメージできるよう記載します。

(記載例)

 ①弊社について

   ナイル株式会社は、マーケティングやDX支援を行っている企業です

 ②オウンドメディアについて

   「ナイルのマーケティング相談室」では、SEOや最新のマーケティング情報に関する記事を掲載しています

   URL:https://www.seohacks.net/blog/

 ③担当者

   ナイル株式会社 DX&マーケティング事業部 金子 光

項目2 取材したい内容

インタビュー依頼書には、必ず「なぜインタビューをしたいのか?」「何をインタビューしたいのか?」を明記しましょう。この部分は、相手に自分の「熱意」を伝える重要なポイントです。

  • SNSで口コミの評価が競合より高いから
  • 自社の顧客から「ぜひ取材してほしい」と打診が◯件あったから
  • 自身が、10年来のファンであるから

上記のように、インタビューしたい相手に「ほかではなく、貴社である理由」が伝わる文面を考えます。

また、インタビューで質問したい内容は、依頼書で簡単に示しておくと相手がよりイメージできます。

(記載例)

 

 ①取材したい理由

貴社のBtoB向けITツール「〇〇」のSNSマーケティングを、どのような点に工夫して行われたのかを担当者様に伺いたいため

(背景)

  • 弊社の顧客から、「品質が高く使いやすい」との声が10件/月ほど継続的に届いている
  • さらに、その8割が「SNS経由で認知し契約に至った」と回答した

以上から、貴社へインタビューをさせていただきたいと考えました。

 

 ②取材したい内容

  • SNS経由でリーチする戦略にいたった背景
  • 高い顧客満足度を維持するための工夫

場合によっては、相手の会社の事情で答えられない可能性があるからです。もし、依頼書を送った時点で、重要な質問が回答NGだとわかった場合には、インタビューの目的を果たせないため、取りやめることも視野に入れましょう。

項目3 取材の候補日・所要時間や場所

依頼書には、「インタビューの概要」として、下記4つの項目も記載します。

No. 項目 概要
1 日程の候補
  • インタビューしたい日時の候補となる日付を列記
  • なるべく複数の候補日を提示すると、相手が合わせやすい
    2 所要時間
    • インタビュー当日の拘束時間を記載
    • 長いと難易度が高くなるため、最長でも2時間以内が理想
    3 取材場所
    • インタビューを実施する場所を示す
    • 相手の拘束時間を短くするため、こちらから先方のオフィスへ出向く
    4 写真撮影
    • 写真撮影の有無をあらかじめ伝える
    • 撮影したい場合には、相手が準備しやすいように「撮影する予定のシーン」を具体的に記載

     

    取材場所は、周囲を気にせずに話せる個室が理想です。ただ、部屋の確保などが難しい場合もあるため、内容的に問題がない場合は喫茶店や自社での取材も選択肢に入れましょう。

    (記載例)

     ①取材日程の候補

       候補1:2024年1月17日(水)13:00〜
       候補2:2024年1月26日(金)10:00〜

     ②取材の所要時間

       2時間程度を想定しております

     ③取材の場所

       可能であれば、貴社へお伺いして実施したいと考えております

     ④写真撮影

       インタビューにお答えいただいているご担当者様の様子を撮影して、記事に掲載する予定です

    項目4 取材の流れ

    依頼書では、インタビューを引き受けていただいた後の流れも記載しておくと安心です。一般的に、インタビュー記事は下記のフローで制作されます。

    No. 工程 概要
    1 事前アンケート
    • 質問項目を事前に書面で送る
    • 相手だけではなく自分も準備をしやすくなる
    2 取材当日
    • 取材チームの構成(役職・人数)や、希望する撮影場所
    3 記事の作成
    • 記事の完成時期
    4 原稿チェック
    • 公開前に相手の内容チェックが可能かどうか
    5 メディアへ掲載
    • メディアで公開する予定日

     

    (記載例)

     ・取材〜公開までの流れ

       事前アンケート:取材前に簡単な書面アンケートを実施予定

       取材メンバー:営業担当・ライター・カメラマンの3名

       記事の作成:取材から約15営業日で原稿が完成

       原稿チェック:公開前に内容チェックが可能

       メディアへ掲載:2月23日(金)頃に公開予定

    自社サービスの事例紹介のためのインタビューの場合には、ウェブ記事ではなく、「ホワイトペーパー」として公開する場合もあります。

    ホワイトペーパーは、自社サイトにダウンロードフォームを設置すれば、ダウンロード時に顧客情報を入手できるので役立ちます。なお、BtoB企業向けのホワイトペーパーの作成方法については、下記の資料にまとめていますので、ご興味のある方はご覧ください。

     

    項目5 謝礼

    依頼書では、インタビューに協力してもらったことに対する謝礼も明示しておきます。謝礼の形式としては「謝礼金」を渡すほかに、提供しているサービス利用料金の「割引」なども考えられます。

    ここでは、インタビューを受けてくれる相手にとって、どのようなメリットがあるのかを伝えることが重要です。なお、相手に交通費が発生する場合には、こちらが負担する旨を伝えておくと、誠意が伝わります。

    (記載例)

     ・謝礼

       インタビューにご協力いただいた謝礼として、5万円をお支払いします。
       なお、インタビューのために要した交通費も、当方で負担いたします。

    項目6 連絡窓口

    インタビュー依頼書には、必ずこちらの担当者の「直通のメールアドレス」と「電話番号」を忘れずに記載しましょう。理由は、相手の確認コストを削減するためです。

    (記載例)

    ・連絡窓口

      ナイル株式会社 DX&マーケティング事業部 金子 光

      電話番号:03-64xx-67xx

      メールアドレス:infoxxx@nyle.co.jp

    以上で、依頼書が完成します。

    なお、コンテンツマーケティング支援を行っているナイルでは、インタビュー記事をコンテンツとしてどのように活用できるのか、状況に合わせてご提案が可能です。

    せっかく完成した記事が誰にも読まれないまま終わってしまわぬよう、まずは以下のバナーからサービス資料をお気軽にダウンロードください。

     

    依頼書の承諾率を少しでもアップする4つのポイント

    依頼書の承諾率を少しでも上げるために、下記の4つのポイントを意識しましょう。

    依頼書の承諾率を少しでもアップする4つのポイント

    それぞれのポイントについて、詳しく見ていきましょう。

    ポイント1 できる限り簡潔に書く

    依頼書は、できる限り簡潔に書きましょう。文字数が多いと、相手が読むだけで疲れてしまい、承諾率が下がります。

    目安としては、A4一枚にまとめられると理想的です。「時間のあるときにじっくり読もう」と後回しにならないよう、相手の気持ちになって文面を考えましょう。

    ポイント2 日時や場所は相手を優先する

    依頼書に記載する「希望の日時」は、相手が選びやすいように複数の候補を提示することが大切です。

    相手としては、インタビューに協力したい気持ちがあっても、予定が合わないと断らざるを得ません。年度末など、相手の繁忙期は避けましょう。

    また、「インタビューの場所」についても、相手の移動時間が少なくなるよう、先方のオフィスやオフィスに近い場所を提案するのをおすすめします。写真の撮影が必要ない場合には、ウェブ通話でインタビューするのも一手です。

    ポイント3 事実に反した内容を公開しない旨を明記する

    インタビューで相手が最も不安に感じるのは、「自分の意図していない内容が、勝手にウェブで公開されてしまうのではないか」ということです。

    そこで、不安を払拭するため、公開前に原稿のチェックをお願いしたい旨を依頼書に掲載しておきましょう。

    ポイント4 熱意を伝える

    インタビューへの協力を依頼する際、一番大切なのは、「熱意」です。

    相手が「自分がわざわざ協力しなくてもいいのではないか」と考えてしまうと、協力を得られません。そこで依頼文では、「なぜ、あなたに依頼したいのか」を強く伝えることを意識しながら、依頼先に合わせて文面を変えます。

    また、すでに接点がある相手であれば、突然メールを送るのではなく、まず電話をかけて直接コミュニケーションを図るのも、熱意を伝えるひとつの手です。

    正しく依頼書を作成して、インタビューを承諾してもらおう

    承諾率を上げるインタビュー依頼書を作成するには、相手の立場に立って疑問や不安を解消することが大切です。会う前からできるだけ良好な関係を築くことを心がけ、気持ちよくインタビューを進められるようにしましょう。

    なお、コンテンツ・記事の制作代行サービスを行っています。記事を制作したくても、社内にノウハウやリソースがなくてお困りの方は、ぜひお気軽に無料相談をご活用ください。

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    編集者情報

    金子 光
    金子 光(かねこ ひかる)
    新卒で楽天グループ株式会社に入社。
    営業管理として40人規模のチームをマネジメント。その後社員3人のベンチャー企業に入社し新規事業立ち上げを経験。
    現在はナイルのマーケティング相談室編集長として、Webマーケティングに従事している。
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    監修者情報

    ナイル編集部
    ナイル編集部

    2007年に創業し、約15年間で累計2,000社以上の会社にマーケティング支援を行う。また、会社としても様々な本を出版しており、業界へのノウハウ浸透に貢献している。(実績・事例はこちら

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